Membaca petunjuk penggunaan template masih sering diabaikan oleh pengguna. Padahal ini adalah pintu awal untuk mendapatkan manfaat sebuah template.
Minggu lalu, seorang klien menghubungi saya dan menginformasikan bahwa template Excel yang saya buat tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Secara detail beliau menjelaskan bahwa dashboard tidak berubah meski data baru telah ditambahkan.
Singkatnya, saya meminta file tersebut dikirim untuk saya periksa. Dan saya dapati bahwa, alih-alih melakukan input pada template, yang bersangkutan justru memilih untuk melakukan copy-paste langsung pada file lama ke template yang saya buat.
Dan karena file lama ini masih menggunakan format asal, tindakan copy-paste langsung tadi tentu saja menimpa format baru pada database dan menghapus formula yang sudah saya masukkan.
Hal ini menjelaskan kenapa dashboard tidak bisa membaca perubahan, meski data baru telah dimasukkan.
Sistem itu bernama template
Sebuah template Excel memang dirancang untuk memudahkan pekerjaan, tapi hal itu bukan berarti kita bisa langsung mengisinya tanpa mengetahui ‘rules’nya. Rules ini biasanya dituangkan dalam petunjuk penggunaan template.
Banyak pengguna yang merasa template-nya rusak, padahal sebenarnya hanya salah pengisian. Contoh sederhana, kolom yang sebenarnya berformat number malah diisi text. Atau tanggal yang dimasukkan menggunakan format yang keliru.
Kesalahan-kesalahan ‘kecil’ seperti ini bisa mengakibatkan formula tidak terbaca, laporan menjadi tidak relevan, dan pengguna pun merasa tidak mendapat manfaat darinya.
Setiap template Excel, apalagi yang dibuat secara custom, memiliki struktur dan alur input tertentu. Hal ini karena memang dia didesain sesuai dengan request klien. Dan biasanya sudah dilengkapi panduan singkat agar pengguna bisa mengikutinya.
Proses input yang benar akan menjadikan template berfungsi sebagaimana seharusnya. Jadi sebelum mulai mengisi, pengguna bisa meluangkan waktu sebentar untuk membaca petunjuknya. Kenali alur inputnya, format yang diminta, dan mungkin bagian mana saja yang telah diotomatisasi. Dengan begitu, anda bisa mendapatkan manfaat maksimal dari template Excel. Pekerjaan menjadi lebih cepat, dengan hasil yang akurat.
Ingat, template Excel adalah sebuah sistem juga. Ia punya aturan. Ia juga butuh kerjasama pengguna. Dan itu dimulai dari, membaca panduan penggunaan.