Saat membuat template Excel, satu hal penting yang sering diabaikan adalah struktur sheet yang rapi dan terorganisir. Banyak orang hanya fokus pada hasil akhirnya, tanpa menyadari bahwa pembagian sheet yang tepat justru membuat template lebih fleksibel dan lebih minim kesalahan.
Dengan mengenali jenis-jenis sheet dalam template Excel membuat template lebih rapi, efisien, dan mudah digunakan. Ibarat membangun sebuah rumah, pembagian denah ruang di awal akan sangat membantu proses pembangunan selanjutnya.
Setiap sheet memiliki fungsinya masing-masing. Dan jika dirancang dengan tepat, akan memperkuat alur kerja template secara keseluruhan. Dengan membagi template ke dalam beberapa sheet khusus, user juga akan lebih mudah menggunakan template tersebut. Artikel ini akan membahas jenis-jenis sheet yang ideal dimiliki sebuah template Excel, lengkap dengan fungsinya.
1. Database Sheet
Ini adalah sheet yang paling penting di antara sheet-sheet yang lainnya. Sheet ini digunakan sebagai tempat untuk menyimpan seluruh data mentah (baca: transaksi) yang terus bertambah. Data ini umumnya berbentuk tabel yang terstruktur dan rapi serta akan menjadi dasar bagi penghitungan dan pembuatan laporan.
Informasi tentang bagaimana membangun sebuah database yang benar bisa dibaca di sini.
2. Input Sheet
Sheet ini bisa disebut “jembatan” yang menghubungkan antara inputan pengguna ke database sheet. Input sheet dirancang agar pengguna dapat memasukkan data secara terarah, mudah dan berurutan. Sheet ini biasanya dibuat dengan tampilan yang user-friendly, mungkin menggunakan dropdown-list, validasi data, dan format isian serta formula yang mampu mencegah kesalahan input.
Dari input sheet, data yang dimasukkan akan dipindahkan ke database sheet. Jumlah sheet jenis ini dalam sebuah template berbeda-beda tergantung kebutuhan template.
3. Master Data Sheet
Seperti namanya, master data sheet berisi daftar referensi yang tidak berubah. Misalnya nama produk, satuan kemas, nama customer, nama supplier, dan yang sejenis dengan itu. Data dari sheet ini digunakan dalam dropdown-list atau formula pada input sheet untuk memudahkan dan memastikan konsistensi inputan.
4. Report Sheet
Report sheet secara langsung menampilkan data yang telah diringkas, difilter, atau dihitung untuk disajikan dalam bentuk laporan siap baca. Jumlah report sheet ini juga bervariasi tergantung jenis laporan yang dibutuhkan.
5. Support Sheet
Sheet ini digunakan sebagai pendukung template secara keseluruhan. Biasanya digunakan untuk menyimpan perhitungan, rumus bantu atau mungkin logika tambahan yang diperlukan baik di dalam input sheet maupun report sheet. Beberapa kreator template Excel tidak menggunakan sheet ini karena kemungkinan rumus bantu sudah mereka sisipkan di sheet-sheet yang ada.
6. Dashboard Sheet
Meski sifatnya opsional, saat ini sheet yang berisi laporan data dashboard menjadi hal yang sangat diperlukan oleh pengguna. FYI, dashboard sheet menampilkan laporan dalam bentuk bagan, grafik atau indikator. Visualisasi ini tentu memudahkan pengguna dalam menganalisa dan mengambil keputusan.
Anda bisa membaca pentingnya sebuah dashboard di sini.
7. User Guide Sheet
User guide sheet tentunya berisi panduan penggunaan template bagi pengguna. Panduan penggunaan ini meliputi langkah-langkah pengaturan awal, tata cara pengisian dan aturan input. User guide sheet juga mungkin menginformasikan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh pengguna.
8. Home Sheet
Seperti layaknya sebuah aplikasi atau website, home sheet adalah halaman pembuka atau tampilan awal yang akan dilihat oleh pengguna. Di halaman ini kreator template bisa menempatkan menu navigasi, disclaimer produk, ringkasan info penting terkait template, atau mungkin informasi (baca: iklan) untuk produk mereka yang lainnya.