Setelah membaca postingan sebelumnya yang mengulas tentang pentingnya penggunaan sebuah data dashboard untuk memantau kinerja bisnis anda,
maka pertanyaan yang kemudian muncul tentunya adalah bagaimana kita membuat data dashboard tersebut?
Sempat saya singgung pada postingan tersebut bahwa data dashboard bisa dibuat dengan menggunakan beberapa aplikasi. Tentu saja, ada sebagian dari dashboard creator tersebut yang mengharuskan penggunanya untuk berlangganan, dan sebagian lainnya masih terbuka untuk versi gratisnya.
Berbicara tentang pembuat dashboard gratis, salah satu aplikasi yang bisa kita manfaatkan adalah aplikasi yang cukup ‘dekat’ dengan anda, yaitu Microsoft Excel.
Ya, Microsoft Excel adalah salah satu aplikasi yang bisa kita gunakan untuk membuat sebuah dasboard. Secara gratis, tentunya.
Dan sebagaimana judul postingan, pada tulisan kali ini kita akan mencoba mengkomparasi antara kelebihan menggunakan data dashboard excel dengan kekurangannya, serta akan kita bahas juga bagaimana cara untuk mengatasi kekurangan-kekurangan tersebut.
Setidaknya ada 5 poin kelebihan Data Dashboard Excel:
-
Interface yang sudah dikenal.
Dengan tampilan yang sudah sangat familiar menjadikan dashboard yang kita buat menjadi mudah diaplikasikan, bahkan tanpa perlu petunjuk penggunaan. -
Formula yang bisa di-customize.
Microsoft Excel memungkinkan kita membangun sebuah data dashboard dengan menggunakan berbagai macam fungsi dan formula yang dibutuhkan. Hal ini juga membuat dashboard anda bisa berkembang lebih luas lagi. -
Tool pendukung yang beragam.
Microsoft Excel juga menyediakan banyak alat bantu yang bisa dimanfaatkan untuk membuat visual dashboard menjadi lebih menarik dan relevan. Anda bisa mengeksplor setiap tab menunya. -
Kapasitas penyimpanan yang cukup besar.
Meski bergantung pada jenis data, namun pengalaman pribadi penulis bisa menyimpan data transaksi hingga puluhan ribu baris dengan belasan kolom. -
Memungkinkan untuk dihubungkan dengan aplikasi lain.
Anda bisa mengirimkan tampilan dashboard kepada tim anda. Cukup save as pdf lalu kirim via email, atau gunakan Excel Camera untuk membaginya dalam format gambar.
Sedangkan untuk kekurangan Data Dashboard Excel ini bisa kita rangkumkan sebagai berikut:
Keterbatasan penyimpanan.
Bagaimanapun besarnya penyimpanan yang disediakan, aplikasi ini tetaplah memiliki batasan. Jika anda memiliki ratusan hingga ribuan data hanya untuk transaksi harian, maka Microsoft Excel mungkin bukan aplikasi yang cocok untuk anda.
Solusi: Sebuah data dashboard sebenarnya adalah summary dari sebuah database. Dengan pengaturan dan ‘teknik’ yang tepat, kita bisa menyimpan data transaksi hingga puluhan atau ratusan ribu baris.
FYI, saat ini penulis tengah mengelola database Excel dengan hampir 90.000 rows data dengan kapasitas file 14,5 MB.
Isu keamanan data.
Tidak bisa dipungkiri adalah sebuah hal yang sensitif jika menyangkut data perusahaan. Microsoft Excel — menurut saya — belum bisa mengakomodir soal keamanan ini.
Solusi: Opsi yang tersedia, anda bisa menyimpan database anda pada cloud berbayar, atau menggunakan metode lama dengan flash disk.
Kesalahan input oleh pengguna.
Kemungkinan human error tetap memiliki potensi yang besar untuk proses input menggunakan aplikasi ini. Salah ketik, salah klik, salah hapus tentu sangat mungkin terjadi.
Solusi: Anda bisa menggunakan Formula Excel dan pengaturan seperti Data Validation, Conditional Formatting, Protect Sheet untuk membatasi atau menginformasikan jika ada inputan yang tidak sesuai atau inputan yang tidak lengkap.
Kolaborasi tim kurang fleksibel.
Jika bisnis anda memiliki beberapa orang yang bekerja dengan file yang sama, maka sinkronisasi data mungkin akan menjadi masalah.
Solusi: Kita bisa membuat pembatasan untuk ‘area input’ setiap individu. Setiap orang diberi sheet tertentu untuk menginput hanya yang menjadi cakupan kerjanya. Kemudian barulah semua data tersebut ditransfer ke dalam satu database bersama.